Damit die Beschwerden nachhaltig bearbeitet werden können, müssen die Verantwortlichkeiten geklärt werden: Wo sollen die Beschwerden Ihrer Kundinnen und Kunden landen? Und wer ist dafür verantwortlich, dass sie bearbeitet werden? In den meisten Fällen ist es sinnvoll, eine Person (oder je nach Unternehmensgröße auch mehrere Personen) zur Beschwerdemanagerin oder zum Beschwerdemanager zu ernennen. Sie übernimmt die Verantwortung, dass die Beschwerde entgegengenommen, bearbeitet und anschließend der Fehler beseitigt wird. Um schneller reagieren zu können und das Problem zu behandeln, wählen Sie am besten eine Person mit fundiertem Fachwissen. Sie sollte Ihre Produkte oder Dienstleistungen gut kennen und auch über die internen Prozesse Bescheid wissen.
Sichern Sie sich am besten auch direkt rechtlich ab: Klären Sie zum Beispiel, welche Formulierungen Sie nutzen können, um auf das Feedback Ihrer Kundinnen und Kunden zu antworten. Wenn Sie eine interne Rechtsabteilung haben, sind diese Fragen gut bei ihr aufgehoben. Haben Sie keine eigene Rechtsabteilung, kann eine externe Rechtsanwaltskanzlei helfen.
Klären Sie in diesem Schritt folgende Fragen:
Wie sollen Ihre Kundinnen und Kunden die Beschwerden an Sie kommunizieren? Per E-Mail, Beschwerdeformular, Chat oder Telefon?
Wo landen die Beschwerden? In einem gemeinsamen Postfach oder direkt bei der Beschwerdemanagerin oder dem -manager?
Wer reagiert auf die Kritik und kommuniziert mit Ihren Kundinnen und Kunden?
Wer bearbeitet die Beschwerde intern weiter und sorgt dafür, dass die Fehler aufgedeckt und bearbeitet werden?
Welche Formulierungen sind zulässig bei der Bearbeitung der Beschwerden?